AML / KYC політика

ПРЕАМБУЛА

Ця Політика протидії відмиванню коштів та верифікації особи клієнта (далі — «AML/KYC Політика», «Політика») є офіційним внутрішнім документом Адміністрації вебсайту space-exchange.com.ua (далі — «Компанія», «Сайт»), що визначає систему заходів із запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення (далі — «ВК/ФТ/ФРЗМЗ»).

Дотримання цієї Політики є обов’язковим для всіх співробітників Компанії, що взаємодіють із клієнтами або беруть участь у проведенні фінансових операцій.

Використовуючи Сайт та його послуги, Клієнт підтверджує ознайомлення з цією Політикою та погоджується з її вимогами.

1. ПРАВОВА БАЗА

1.1. Ця Політика розроблена відповідно до таких нормативно-правових актів:

Закон України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» від 06.12.2019 № 361-IX (далі — «Закон № 361-IX»);

Закон України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 № 2473-VIII;

Закон України «Про санкції» від 14.08.2014 № 1644-VII;

Закон України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI;

Постанова НБУ «Про затвердження Положення про здійснення банками фінансового моніторингу» від 19.05.2020 № 65 (у частині, що застосовна до небанківських фінансових установ);

Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Критеріїв ризику легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення»;

Рекомендації Групи з розробки фінансових заходів боротьби з відмиванням грошей (FATF);

Директива ЄС 2015/849 (4-та Директива AML) та 2018/843 (5-та Директива AML) — у частині відповідності міжнародним стандартам;

інші нормативно-правові акти України у сфері фінансового моніторингу.

2. ВИЗНАЧЕННЯ ТЕРМІНІВ

2.1. У цій Політиці терміни вживаються у такому значенні:

«Фінансовий моніторинг» — сукупність заходів із виявлення, перевірки та аналізу фінансових операцій з метою виявлення операцій, що можуть бути пов’язані з ВК/ФТ/ФРЗМЗ.

«Первинний фінансовий моніторинг» — заходи, що здійснюються Компанією як суб’єктом первинного фінансового моніторингу відповідно до Закону № 361-IX.

«Клієнт» — фізична або юридична особа, що використовує послуги Сайту.

«Ідентифікація» — встановлення особи Клієнта шляхом отримання ідентифікаційних даних.

«Верифікація» — підтвердження достовірності ідентифікаційних даних Клієнта на підставі документів або за допомогою технологічних засобів.

«Належна перевірка клієнта» (Due Diligence / KYC — Know Your Customer) — комплекс заходів із ідентифікації та верифікації Клієнта, встановлення мети та характеру ділових відносин.

«Підозріла операція» — фінансова операція, що може бути пов’язана з ВК/ФТ/ФРЗМЗ або стосується осіб, які підпадають під санкції.

«Публічний діяч» (PEP — Politically Exposed Person) — особа, яка виконує або виконувала публічні функції відповідно до ст. 1 Закону № 361-IX.

«Кінцевий бенефіціарний власник» (КБВ) — фізична особа, яка здійснює вирішальний вплив на діяльність юридичної особи або є фактичним власником.

«Ризик-орієнтований підхід» — система оцінки ризиків ВК/ФТ/ФРЗМЗ, що передбачає застосування заходів фінансового моніторингу пропорційно виявленому рівню ризику.

«ДСФМ» — Державна служба фінансового моніторингу України.

«Санкційний список» — перелік осіб та організацій, щодо яких введено міжнародні або національні санкції.

3. СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ ТА СУБ’ЄКТИ

3.1. Ця Політика поширюється на всі операції з обміну валют, що здійснюються через Сайт space-exchange.com.ua.

3.2. Компанія є суб’єктом первинного фінансового моніторингу відповідно до статті 6 Закону № 361-IX як особа, що надає послуги з обміну валют.

3.3. Дія цієї Політики поширюється на:

усіх Клієнтів — фізичних осіб, що звертаються за послугами Сайту;

юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, що користуються послугами Сайту;

усіх співробітників Компанії, залучених до обслуговування Клієнтів або проведення фінансових операцій.

4. РИЗИК-ОРІЄНТОВАНИЙ ПІДХІД

4.1. Компанія застосовує ризик-орієнтований підхід при здійсненні заходів фінансового моніторингу відповідно до вимог Закону № 361-IX та рекомендацій FATF.

4.2. Рівні ризику клієнтів та операцій поділяються на:

Низький ризик — регулярні операції в межах встановлених лімітів, ідентифікований Клієнт без ознак ризику, операції з країнами з низьким рівнем ризику ВК/ФТ;

Середній ризик — операції, що мають окремі ознаки ризику, але не є однозначно підозрілими; Клієнти, щодо яких наявна часткова інформація;

Високий ризик — операції, що відповідають критеріям підозрілості; Клієнти-PEP; Клієнти з країн з високим рівнем ризику ВК/ФТ за переліком FATF; операції, де неможливо встановити джерело походження коштів.

4.3. Обсяг заходів належної перевірки визначається відповідно до встановленого рівня ризику:

спрощена належна перевірка (SDD) — для операцій та клієнтів з низьким рівнем ризику;

стандартна належна перевірка (CDD) — для більшості операцій та клієнтів;

посилена належна перевірка (EDD) — для операцій та клієнтів з високим рівнем ризику.

4.4. Оцінка ризиків переглядається регулярно, але не рідше одного разу на рік, або позачергово — у разі суттєвих змін у законодавстві або діяльності Компанії.

5. ІДЕНТИФІКАЦІЯ ТА ВЕРИФІКАЦІЯ КЛІЄНТІВ (KYC)

5.1. Компанія зобов’язана проводити ідентифікацію та верифікацію Клієнта до встановлення ділових відносин або проведення разової операції.

5.2. Ідентифікація та верифікація є обов’язковими у таких випадках:

при здійсненні разової операції на суму від 30 000 гривень або еквіваленту в іноземній валюті;

при здійсненні кількох пов’язаних операцій, загальна сума яких дорівнює або перевищує 30 000 гривень;

при виявленні ознак підозрілої операції — незалежно від суми;

при наявності сумнівів у достовірності раніше отриманих ідентифікаційних даних.

5.3. Для ідентифікації фізичної особи Компанія отримує та перевіряє такі дані:

прізвище, ім’я, по батькові (за наявності);

дата народження;

громадянство;

серія та номер документа, що посвідчує особу, орган, що його видав, дата видачі та строк дії;

реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП/ІПН) або відомості про відмову від його отримання;

місце проживання або місце перебування (за необхідності);

номер телефону та адреса електронної пошти.

5.4. Для верифікації фізичної особи Клієнт надає такі документи:

паспорт громадянина України (книжечка або ID-картка);

закордонний паспорт (для іноземних громадян або як альтернативний документ);

за необхідності — документ, що підтверджує місце проживання (довідка про реєстрацію, комунальна квитанція не старше 3 місяців).

5.5. Для ідентифікації юридичної особи Компанія отримує:

повне та скорочене найменування;

код за ЄДРПОУ;

місцезнаходження (юридична адреса);

відомості про кінцевого бенефіціарного власника (КБВ);

копії установчих документів та витяг з ЄДР;

документи, що підтверджують повноваження представника.

5.6. Верифікація може здійснюватися:

шляхом особистої присутності Клієнта з пред’явленням оригіналів документів;

дистанційно — шляхом надання якісних копій (сканів/фото) документів через інтерфейс Сайту або засоби зв’язку;

із застосуванням технологій відеоверифікації або електронного підпису відповідно до законодавства.

5.7. Компанія має право відмовити у проведенні операції або розірвати ділові відносини у разі, якщо Клієнт не надав необхідних документів або відомостей для проходження ідентифікації та верифікації.

6. ПОСИЛЕНА НАЛЕЖНА ПЕРЕВІРКА (ENHANCED DUE DILIGENCE)

6.1. Посилена належна перевірка (EDD) застосовується обов’язково у таких випадках:

Клієнт є публічним діячем (PEP), членом його сім’ї або пов’язаною особою;

Клієнт є резидентом або представником країни з високим рівнем ризику ВК/ФТ за переліком FATF або ЄС;

операція або клієнт відповідають критеріям підозрілості або незвичності;

неможливо встановити кінцевого бенефіціарного власника юридичної особи;

Клієнт відмовляється надати пояснення щодо мети або характеру операції.

6.2. У рамках EDD Компанія додатково:

отримує документи, що підтверджують джерело походження коштів та/або майна Клієнта;

отримує письмові пояснення щодо мети та характеру операції;

здійснює моніторинг ділових відносин з підвищеною увагою та частотою;

отримує схвалення керівництва Компанії для продовження ділових відносин з Клієнтом категорії PEP.

6.3. Рішення про проведення EDD та його результати документуються та зберігаються відповідно до вимог розділу 10 цієї Політики.

7. ПЕРЕВІРКА ЗА САНКЦІЙНИМИ СПИСКАМИ

7.1. Компанія здійснює обов’язкову перевірку Клієнтів та їхніх операцій за такими санкційними списками та переліками:

Санкційний список РНБО України (відповідно до Закону України «Про санкції» № 1644-VII);

Консолідований список осіб та організацій Ради Безпеки ООН (UN Security Council Consolidated List);

Списки осіб, пов’язаних з тероризмом і розповсюдженням зброї масового знищення (OFAC SDN List — США; EU Consolidated Sanctions List — ЄС);

Перелік терористичних організацій та осіб, причетних до терористичної діяльності, складений відповідно до законодавства України;

Інші міжнародні та національні санкційні переліки, що є обов’язковими для дотримання відповідно до законодавства України.

7.2. Перевірка здійснюється:

перед встановленням ділових відносин або проведенням операції;

на регулярній основі щодо наявних Клієнтів — не рідше одного разу на місяць або позачергово у разі оновлення санкційних списків.

7.3. У разі збігу даних Клієнта з особою, включеною до санкційного списку, операція негайно зупиняється, а інформація передається до ДСФМ та відповідних правоохоронних органів.

8. МОНІТОРИНГ ФІНАНСОВИХ ОПЕРАЦІЙ

8.1. Компанія здійснює безперервний моніторинг операцій Клієнтів з метою виявлення операцій, що можуть бути пов’язані з ВК/ФТ/ФРЗМЗ.

8.2. Обов’язковому фінансовому моніторингу підлягають операції, що відповідають критеріям, встановленим статтею 20 Закону № 361-IX, зокрема:

операції на суму від 400 000 гривень або еквіваленту в іноземній валюті;

операції, що здійснюються з країнами, включеними до переліку держав з високим ризиком ВК/ФТ;

операції з готівкою на суму від встановлених порогів;

операції з анонімними або псевдонімними рахунками;

операції, що мають ознаки пов’язаності та можуть бути спрямовані на уникнення порогів.

8.3. Ознаки підозрілих операцій, що є підставою для внутрішнього повідомлення, включають:

незвична або необґрунтована структура операції, що не відповідає звичайній діловій практиці;

Клієнт виявляє надмірну зацікавленість в уникненні ідентифікації або фіксації операції;

операції здійснюються від імені або в інтересах невідомої третьої особи без документального підтвердження;

надання явно недостовірних відомостей або документів;

незрозуміле або непереконливе пояснення мети операції;

незвичайна для цього Клієнта частота або обсяг операцій;

відмова Клієнта від операції при запиті документів для ідентифікації.

8.4. При виявленні ознак підозрілої операції відповідальний співробітник негайно складає внутрішнє повідомлення та передає його уповноваженій особі з фінансового моніторингу для прийняття рішення.

9. ПОВІДОМЛЕННЯ ДСФМ ТА ЗУПИНЕННЯ ОПЕРАЦІЙ

9.1. Компанія зобов’язана надсилати повідомлення до ДСФМ у таких випадках:

виявлення фінансової операції, що підлягає обов’язковому фінансовому моніторингу (ст. 20 Закону № 361-IX) — у строк не пізніше 3 (трьох) робочих днів з дати виявлення;

виявлення підозрілої операції або спроби її проведення (ст. 21 Закону № 361-IX) — негайно, але не пізніше 3 (трьох) робочих днів;

виявлення осіб, щодо яких застосовані санкції у сфері ВК/ФТ, — негайно.

9.2. Зупинення фінансової операції здійснюється:

у разі виявлення збігу з санкційними списками — негайно на строк до з’ясування обставин;

за рішенням ДСФМ або правоохоронних органів — на строк, визначений відповідним рішенням;

при наявності обґрунтованих підозр у ВК/ФТ/ФРЗМЗ — до прийняття рішення уповноваженою особою.

9.3. Компанія суворо дотримується принципу конфіденційності: Клієнт не повідомляється про факт направлення повідомлення до ДСФМ або про зупинення операції з підстав, передбачених законом (tipping-off заборона відповідно до ст. 10 Закону № 361-IX).

10. ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ІНФОРМАЦІЇ

10.1. Компанія зобов’язана зберігати такі документи та інформацію:

документи та відомості, отримані в ході ідентифікації та верифікації Клієнтів — не менше 5 (п’яти) років після припинення ділових відносин;

документи та відомості щодо фінансових операцій (у тому числі підозрілих) — не менше 5 (п’яти) років з дати їх проведення або спроби проведення;

документацію щодо оцінки ризиків та прийнятих рішень — не менше 5 (п’яти) років;

переписку з ДСФМ та правоохоронними органами — не менше 5 (п’яти) років.

10.2. Документи зберігаються у спосіб, що забезпечує їх конфіденційність, цілісність та можливість надання на запит уповноважених органів.

10.3. Після закінчення строку зберігання документи знищуються у встановленому порядку, що унеможливлює відновлення інформації.

11. НАВЧАННЯ ТА ПІДГОТОВКА ПЕРСОНАЛУ

11.1. Компанія забезпечує регулярне навчання співробітників, залучених до проведення фінансових операцій або взаємодії з Клієнтами, з питань:

вимог законодавства у сфері AML/KYC та фінансового моніторингу;

ідентифікації ознак підозрілих операцій;

порядку дій при виявленні підозрілих операцій або клієнтів;

роботи з санкційними списками;

збереження конфіденційності інформації.

11.2. Навчання проводиться:

при прийнятті нового співробітника на роботу — в обов’язковому порядку до початку виконання обов’язків;

на регулярній основі — не рідше одного разу на рік;

позапланово — у разі суттєвих змін у законодавстві або внутрішніх процедурах.

12. УПОВНОВАЖЕНА ОСОБА З ФІНАНСОВОГО МОНІТОРИНГУ

12.1. Компанія призначає уповноважену особу (відповідального працівника) з фінансового моніторингу відповідно до вимог статті 8 Закону № 361-IX.

12.2. Уповноважена особа:

організовує та координує виконання вимог законодавства у сфері AML/KYC;

приймає рішення щодо направлення повідомлень до ДСФМ;

приймає рішення щодо зупинення або відмови у проведенні підозрілих операцій;

забезпечує актуальність внутрішніх процедур фінансового моніторингу;

організовує навчання персоналу;

взаємодіє з ДСФМ та іншими уповноваженими органами.

13. ПРАВА ТА ОБОВ’ЯЗКИ КЛІЄНТА В РАМКАХ AML/KYC

13.1. Клієнт зобов’язаний:

надавати достовірні та актуальні ідентифікаційні відомості та документи на запит Компанії;

повідомляти Компанію про зміни ідентифікаційних даних протягом розумного строку;

надавати пояснення щодо мети та характеру операцій на запит Компанії;

підтверджувати законне походження коштів у передбачених цією Політикою випадках.

13.2. Клієнт має право:

отримати інформацію про перелік документів, необхідних для ідентифікації;

дізнатися про причину відмови у проведенні операції, крім випадків, коли розкриття такої інформації заборонено законом (tipping-off);

оскаржити рішення Компанії щодо відмови у наданні послуг у судовому порядку.

14. КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ ІНФОРМАЦІЇ

14.1. Вся інформація, отримана в рамках AML/KYC процедур, є конфіденційною та обробляється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» та Політики конфіденційності Сайту.

14.2. Співробітники Компанії зобов’язані не розголошувати інформацію про проведення фінансового моніторингу, підозрілі операції або факти направлення повідомлень до ДСФМ третім особам, включаючи самого Клієнта (принцип tipping-off).

14.3. Передача інформації уповноваженим органам (ДСФМ, правоохоронні органи, НБУ) здійснюється у передбачених законом випадках та не вважається порушенням конфіденційності.

15. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ПОРУШЕННЯ

15.1. За порушення вимог законодавства у сфері AML/KYC Компанія та її посадові особи несуть відповідальність відповідно до:

Закону № 361-IX (адміністративна та фінансова відповідальність);

Кодексу України про адміністративні правопорушення;

Кримінального кодексу України (ст. 209 — легалізація доходів, одержаних злочинним шляхом; ст. 258-5 — фінансування тероризму).

15.2. Клієнт, що надав неправдиві відомості або документи, здійснив спробу легалізації незаконних доходів або фінансування тероризму, несе відповідальність відповідно до законодавства України.

16. ПЕРЕГЛЯД ТА ОНОВЛЕННЯ ПОЛІТИКИ

16.1. Ця Політика переглядається:

не рідше одного разу на рік — у плановому порядку;

позачергово — у разі суттєвих змін у законодавстві України або міжнародних стандартах AML/KYC;

позачергово — у разі виявлення недоліків у системі фінансового моніторингу Компанії.

16.2. Нова редакція Політики затверджується керівництвом Компанії та набирає чинності з дати публікації на Сайті.

17. КОНТАКТНА ІНФОРМАЦІЯ

17.1. З питань, пов’язаних з AML/KYC процедурами, Клієнт може звернутися до Компанії:

Вебсайт: space-exchange.com.ua

Email: compliance@www.space-exchange.com.ua

Email (загальна підтримка): support@www.space-exchange.com.ua

17.2. Державна служба фінансового моніторингу України (ДСФМ): вул. Леонтовича, 6, м. Київ, 01601; тел.: +38 (044) 200-07-08; сайт: fiu.gov.ua.